Fastighetsskötare vid behov – en flexibel lösning vid arbetstoppar och semestrar
Även en välfungerande fastighetsorganisation kan ibland behöva extra hjälp. Under semestrar, sjukfrånvaro, avflyttningar eller intensiva underhållsperioder kan arbetsbelastningen snabbt bli större än den ordinarie personalen hinner hantera.
Samtidigt måste fastighetens vardag fortsätta fungera. Felanmälningar ska tas om hand, gemensamma utrymmen behöver kontrolleras och mindre problem bör åtgärdas innan de växer.
Att ta in en extern fastighetsskötare vid behov kan ge fastighetsägaren eller bostadsrättsföreningen extra kapacitet under en begränsad period – utan att en permanent nyanställning behöver göras.
När den ordinarie bemanningen inte räcker till
Behovet av fastighetsskötsel är sällan jämnt fördelat över året. Vissa perioder är lugna, medan andra präglas av många felanmälningar, underhållsarbeten och byten av hyresgäster.
Det kan exempelvis uppstå när:
- Ordinarie fastighetsskötare har semester.
- En medarbetare blir sjuk eller behöver vara ledig.
- Många hyresgäster flyttar in eller ut samtidigt.
- Ett större antal småfel har samlats på hög.
- Fastigheten ska förberedas inför en besiktning.
- Ett renoveringsprojekt skapar fler praktiska arbetsuppgifter.
- Säsongsbetonat underhåll behöver genomföras.
- Nya fastigheter eller lokaler tillkommer i beståndet.
- Styrelsen i en BRF vill få flera mindre arbeten utförda före ett årsmöte eller en städdag.
I dessa situationer kan tillfällig förstärkning vara ett mer rimligt alternativ än att försöka hinna med allt inom den befintliga organisationen.
Hjälp under semestern
Semesterperioden är en återkommande utmaning för många fastighetsägare och bostadsrättsföreningar. Fastighetens behov tar inte ledigt bara för att den ordinarie personalen gör det.
Dörrar kan fortfarande börja kärva, handtag gå sönder och mindre fel uppstå i lägenheter och gemensamma utrymmen. Om alla mindre arbeten skjuts upp riskerar den ordinarie fastighetsskötaren dessutom att mötas av en lång att-göra-lista efter semestern.
Med planerad extern hjälp kan vissa arbetsuppgifter fortsätta att utföras under ledigheten. Det kan handla om återkommande ronderingar, enklare felavhjälpning eller en i förväg sammanställd lista med praktiska arbeten.
För att lösningen ska fungera väl bör semesterbemanningen planeras i god tid. Då finns möjlighet att gå igenom fastigheten, rutinerna, kontaktvägarna och vilka arbeten som får utföras.
Extra kapacitet vid sjukfrånvaro
Sjukfrånvaro går inte alltid att planera. För en mindre organisation kan frånvaron av en enda person innebära att en stor del av den praktiska fastighetsskötseln stannar upp.
Beroende på tillgänglighet och uppdragets omfattning kan en extern fastighetsskötare hjälpa till att hålla efter mindre fel och redan planerade arbeten tills den ordinarie bemanningen är tillbaka.
Det innebär inte nödvändigtvis att den externa hjälpen tar över hela rollen. Ofta räcker det att prioritera de uppgifter som inte bör vänta och skjuta fram det som inte är brådskande.
Avflyttningar och inflyttningar skapar arbetstoppar
När en hyresgäst flyttar ut upptäcks ofta flera mindre saker som behöver åtgärdas innan nästa person kan flytta in.
Det kan exempelvis vara:
- Skruvhål och mindre skador i väggar
- Lösa eller trasiga handtag
- Garderobsdörrar som behöver justeras
- Skadade lister
- Hyllor och krokar som ska tas bort
- Mindre ytor som behöver bättringsmålas
- Toalettsitsar eller duschslangar som behöver bytas
- Möbler eller utrustning som ska monteras
- Äldre installationer som ska demonteras
- Skyltar och namnhållare som ska uppdateras
När flera lägenheter eller lokaler blir lediga samtidigt kan mängden arbete snabbt öka. En extra fastighetsskötare kan hjälpa till att beta av de praktiska åtgärderna så att objekten snabbare blir färdiga för visning eller inflyttning.
När underhållslistan blivit för lång
Det är lätt att mindre fel hamnar längst ned i prioriteringen. Varje uppgift känns kanske inte särskilt brådskande, men efter några månader kan listan ha blivit omfattande.
En tillfällig förstärkning kan då användas för att genomföra en särskild underhållsinsats. Fastighetsägaren samlar alla lämpliga småjobb, prioriterar dem och bokar in en eller flera arbetsdagar.
På så sätt kan många mindre problem åtgärdas under en begränsad period utan att störa den ordinarie verksamheten.
Exempel på arbeten en extern fastighetsskötare kan utföra
Vilka arbeten som är lämpliga beror på fastigheten och personens kompetens, men det kan exempelvis handla om:
- Rondering av fastigheten
- Dokumentation av upptäckta fel
- Justering av dörrar
- Byte av handtag, beslag och enklare lås
- Montering av skyltar och informationstavlor
- Bättringsmålning
- Målning av förråd, källargångar och enklare utrymmen
- Spackling av mindre hål och skador
- Byte eller återmontering av lister
- Montering av hyllor och krokar
- Justering av köksluckor och garderober
- Montering av möbler
- Byte av enklare badrumstillbehör
- Förberedelser inför visning och inflyttning
- Praktisk hjälp i soprum, tvättstugor och andra gemensamma utrymmen
Arbeten som kräver auktorisation, särskild behörighet eller specialistkunskap ska alltid lämnas till rätt fackman. Det gäller bland annat fasta elinstallationer, större VVS-ingrepp, tätskikt och avancerade brandskydds- eller låssystem.
En flexibel resurs – inte nödvändigtvis en helt ny organisation
Fördelen med extern förstärkning är att omfattningen kan anpassas efter det tillfälliga behovet.
Fastighetsägaren kan exempelvis boka hjälp för:
- Ett avgränsat uppdrag
- En arbetsdag med flera småjobb
- Ett antal återkommande besök
- En planerad semesterperiod
- Ett tillfälligt projekt
- En större genomgång av fastighetens att-göra-lista
När arbetstoppen är över återgår verksamheten till sin vanliga bemanning. Fastighetsägaren slipper därmed skapa en permanent kostnad för ett tillfälligt behov.
Så förbereder ni en tillfällig förstärkning
En tydlig introduktion gör att den externa fastighetsskötaren snabbare kan börja arbeta självständigt.
Följande underlag är särskilt värdefullt:
Kontaktvägar
Bestäm vem som ska kontaktas vid frågor och vem som har rätt att beställa tilläggsarbeten eller material.
Prioriterad arbetslista
Skilj mellan sådant som måste åtgärdas direkt, sådant som bör göras under perioden och sådant som kan vänta.
Tillträde och nycklar
Gå igenom vilka utrymmen personen ska ha tillgång till och hur nycklar, taggar och koder ska hanteras.
Bilder och beskrivningar
Bilder på fel och arbetsplatser gör det lättare att förbereda rätt verktyg och material.
Fastighetens rutiner
Informera om exempelvis avfallshantering, felanmälningar, kontakt med hyresgäster och dokumentation av utförda arbeten.
Tydliga gränser
Bestäm vilka typer av arbeten som ingår och vilka som alltid ska lämnas till en särskild entreprenör.
Fördelar med fastighetsskötare vid behov
En flexibel lösning kan ge flera praktiska fördelar:
- Fastighetens viktigaste arbeten fortsätter att bli utförda.
- Ordinarie personal behöver inte mötas av en stor eftersläpning.
- Fler småfel kan åtgärdas innan de utvecklas.
- Hyresgästerna får snabbare hjälp.
- Kostnaden anpassas efter det faktiska behovet.
- Fastighetsägaren slipper rekrytera för en tillfällig arbetstopp.
- Specialistföretag kan reserveras för arbeten som verkligen kräver deras kompetens.
För den befintliga personalen kan extra hjälp också minska stressen och skapa bättre förutsättningar att koncentrera sig på mer komplicerade eller prioriterade uppgifter.
Passar både hyresvärdar och bostadsrättsföreningar
Extern fastighetsskötsel vid behov kan vara relevant för flera typer av beställare:
- Privata hyresvärdar
- Mindre och medelstora fastighetsbolag
- Bostadsrättsföreningar
- Lokalägare
- Företag med egna verksamhetslokaler
- Förvaltare som behöver extra praktisk kapacitet
Behovet kan vara allt från några timmars hjälp med en samlad arbetslista till återkommande besök under en semesterperiod.
Hjälp i Bålsta och nordvästra Stockholm
Lingström Fastighet finns i Bålsta och tar emot förfrågningar om Fixartjänst och tillfällig fastighetsskötsel i bland annat Bålsta, Enköping, Bro, Kungsängen, Upplands-Bro, Jakobsberg, Järfälla, Spånga, Sollentuna och Sundbyberg.
Varje förfrågan bedöms utifrån arbetsuppgifter, tidsperiod, avstånd och aktuell tillgänglighet. Även fastighetsägare och bostadsrättsföreningar på andra närliggande orter är välkomna att kontakta oss.
Vanliga frågor om tillfällig fastighetsskötsel
Måste vi boka en lång period?
Nej. Hjälpen kan avse ett enskilt uppdrag, några arbetsdagar eller en längre period, beroende på behov och tillgänglighet.
Kan vi boka hjälp inför semestern?
Ja, semesterperioder är ett typiskt tillfälle då extra kapacitet kan behövas. Kontakta oss gärna i god tid så att upplägg, arbetsuppgifter och introduktion kan planeras.
Kan en extern fastighetsskötare ta emot alla felanmälningar?
Det beror på uppdragets omfattning och vilket arbetssätt som avtalas. I vissa uppdrag lämnar beställaren en prioriterad arbetslista, medan andra kan kräva mer löpande samordning.
Utför Fixartjänsten el- och VVS-arbeten?
Endast sådana enklare åtgärder som inte kräver auktorisation eller särskild behörighet. Behörighetskrävande arbeten ska alltid lämnas till registrerade och kompetenta fackföretag.
Kan hjälpen kombineras med vår egen personal?
Ja. Tjänsten kan användas som en extra resurs för utvalda arbetsuppgifter medan den ordinarie personalen fokuserar på andra delar av förvaltningen.
Behöver ni extra hjälp under en begränsad period?
En arbetstopp eller semester ska inte behöva innebära att fastighetens mindre fel blir liggande i flera månader.
Lingström Fastighets Fixartjänst kan komplettera er befintliga organisation med praktisk hjälp när behovet är större än den ordinarie kapaciteten.
Kontakta oss med information om fastigheten, tidsperioden och vilka arbetsuppgifter ni behöver hjälp med. Då kan vi bedöma vilket upplägg som är möjligt och hur insatsen kan planeras på ett effektivt sätt.
Lingström Fastighet finns i Bålsta och erbjuder flexibel fastighetsskötsel vid behov i bland annat Enköping, Bro, Kungsängen, Upplands-Bro, Jakobsberg, Järfälla, Spånga, Sollentuna och Sundbyberg. Även fastighetsägare och bostadsrättsföreningar på närliggande orter är välkomna att kontakta oss.